El filósofo y poeta alemán Friedrich Nietzsche pensaba que ponerle nombre a las cosas era un acto radical y fundamental de creación y poder, ya que brinda identidad y permite la comunicación. Y, en retrospectiva, tiene un punto muy válido, ya que en México, los ciudadanos constantemente obtenemos “nombres” y “títulos” para desempeñar diversas acciones.
Al nacer, nuestros padres registran nuestra acta de nacimiento y se nos asigna una Clave Única de Registro (CURP) misma que nos da identidad ante el gobierno y sus instituciones. Y cuando crecemos, generamos nuestro Registro Federal de Contribuyentes (RFC) ante el Servicio de Administración Tributaria (SAT) para brindar servicios, vender productos y cumplir con nuestras obligaciones fiscales.
En el caso de las empresas, estas deben obtener los derechos sobre su marca ante el IMPI (Instituto Mexicano de la Propiedad Industrial), pero también deben registrarse como personas morales ante el SAT para poder operar correctamente.
Pero ¿Qué pasa si no se lleva a cabo este trámite? Descúbrelo a continuación.
¿Por qué una persona moral debe registrarse en el SAT?
Registrar una persona moral ante el SAT (Servicio de Administración Tributaria) es uno de los pasos más importantes para iniciar una empresaen México. Una persona moral es una entidad legal distinta de las personas físicas; es decir, una empresa, asociación u organización que tiene derechos y obligaciones propias.
Cuando una empresa se registra en el SAT obtiene su RFC, un código único indispensable para realizar cualquier trámite fiscal. Este registro no solo identifica a las empresas registradas en el SAT, sino que también las habilita para facturar, presentar declaraciones, pagar impuestos y cumplir con sus obligaciones fiscales en tiempo.
Además, estar inscrito en el SAT permite a la empresa acceder a beneficios como contratos con clientes, apertura de cuentas bancarias empresariales, y participar en licitaciones o procesos de contratación donde se requiere contar con un RFC vigente. En otras palabras, registrarse en el SAT es un requisito esencial para operar legalmente y crecer como negocio.
Consecuencias de no estar dado de alta en el SAT
No registrar tu persona moral en el SAT tiene riesgos importantes, entre los que se pueden destacar:
- Multas: Las sanciones pueden ir desde los $4,480 hasta los $13,430 pesos.
- Invalidez de CFDI: Si una persona moral no está registrada en el SAT, no podrá emitir facturas digitales válidas, lo que impide la formalidad de operaciones comerciales y puede levantar sospechas de lavado de dinero.
- Prisión para los representantes legales: No cumplir con el pago de los impuestos al no tener un RFC se considera evasión fiscal, lo que puede llevar a multas millonarias y el aprisionamiento de los directores.
- Cierre del negocio: En casos más graves de incumplimiento o reincidencia, la empresa puede cerrar de forma temporal o definitiva por orden del SAT.
- Mayor riesgo para la salud financiera de la empresa: Al no estar registrada en el SAT, la empresa no podrá deducir gastos ni acreditar impuestos.
- Restricciones financieras: Una empresa no registrada en el SAT tendrá mayores dificultades para abrir cuentas bancarias corporativas, acceder a créditos y/o establecer relaciones comerciales formales con otras empresas.
- Recargos por pagos omitidos: La empresa podría pagar más por los impuestos pendientes.
¿Cómo registrar una persona moral en el SAT?
Lo primero que debes saber es que el responsable de hacer el registro de la persona moral (empresa) en el SAT es el representante legal de la misma, quien puede ser el CEO, presidente o alguien con un alto cargo directivo.
Los documentos que debes proporcionar son:
- Acta constitutiva: Este documento lo redacta un notario y contiene toda la información de una empresa, desde su nombre legal, su tipo de sociedad, su objeto social, capital con el que inicia operaciones y también los socios que la conforman.
- Identificaciones oficiales: El representante legal y sus socios deben proveer su INE, cédula profesional o pasaporte vigente.
- Comprobante de domicilio: Debe ser del domicilio fiscal de la empresa.
El registro puede llevarse a cabo en línea si ya tienes una e.firma y/o acudiendo a las oficinas del SAT, también, dependiendo del tipo de persona moral que sea tu organización es más recomendable acudir a las oficinas. Por ejemplo, en el caso de las personas morales con fines de lucro, las sociedades que se recomienda que agenden su cita presencial son:
- Sociedades Anónima (S.A.)
- Sociedades de Responsabilidad Limitada (S. de R.L.)
- Sociedades por Acciones Simplificada (S.A.S.)
Ahora, los pasos de cómo registrar una persona moral en el SAT son:
- Define la estructura de tu empresa, es decir, determinar si es una S.A, una S.A.S, etc.
- Acude con un notario para obtener el acta constitutiva de tu empresa. asegúrate que este documento contenga los requisito legales necesarios y especifique la actividad económica de tu negocio.
- Si tu empresa es una S.A.S, puedes constituir tu empresa en línea a través del portal Tu empresa. Para el resto de sociedades, sigue los pasos a continuación.
- Agenda tu cita en el SAT.
- Acude a tu cita en la fecha y hora acordadas para entregar la documentación solicitada: Razón social y nombre comercial, domicilio fiscal, datos de los representantes legales, giro o actividad económica y datos bancarios. Lleva también una USB vacía para guardar tu e.firma.
- Obtén tu firma electrónica (e.firma), esta te servirá para hacer trámites fiscales en línea.
Al finalizar el trámite, recibirás un acuse de inscripción al RFC y otros productos derivados del mismo. Guarda estos documentos en un lugar seguro, ya sea impresos o en una nube privada con contraseñas de alta seguridad y verificación en dos pasos.
Recuerda que puedes solicitar la asesoría de un experto en Derecho Corporativo de uno de los abogados del despacho RRC para llevar a cabo este proceso y asegurar que el registro sea válido y quede listo con los datos correspondientes.
Iniciar un nuevo proyecto puede abrirte las puertas a nuevas experiencias y, con la debida administración y un correcto desarrollo, a varios beneficios económicos. Por eso, es importante que antes de comenzar a operar tengas en orden todos los trámites para comenzar una empresa y evitar sanciones en el futuro.
